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某机械公司外贸部发展规划书

楼主#
更多 发布于:2014-06-12 14:57
外贸部发展规划书

第一部分:XX年工作总体方向
主要方针 :
“两横”“两纵”从广度和深度上全面覆盖客户群。
1.)“两横”是指我们面对的两种客户源:“外贸商”和“终端客户”。“外贸商”主要分布在像阿里巴巴等B2B平台,外贸商群体有其显著的特点,其在产品质量上有一定的要求,但更加注重其利润空间,不断地寻求质量和价格的平衡点。根据我公司拥有的平台,xx年阿里巴巴依旧作为开发外贸商的主阵地。
第二个 群体就是“终端客户”。 即为直接使用我们产品的客户。这部分客户非从事商品贸易,在B2B上集聚的少,这部分客户主要分布地在搜索引擎上。其需要什么产品的时候,才会在搜索引擎上搜索相关产品的信息。“终端客户”相对于外贸商更侧重于质量,在预算允许的情况下,更愿意选择质量为首要因素,同时其拥有购买选择的直接决定权,购买期相对较短,是客户群体中的优质客户。针对搜索引擎上存在的大量终端的优质的客户,我们要从长远利益上去建立并完善公司搜索引擎平台。在网络平台上,我们要打造能够广泛被终端客户接触的平台—企业网站,让客户需要我们的产品时,搜索一下,就能第一时间的把我们公司展现在客户面前。
2.)“两纵”是指在开发深度上,把握住我们的客户源,把优质的,主要的客户源牢牢地把握住。在“两横”的广度的基础上,集中主要力量,占领主主市场。这部分主要两个是:“国内外贸公司”,“优质目标客户集聚国家或地区”。
第一个群体“国内外贸公司”,是一个容易被忽视也比较容易开发的客户群。每年的海关出口数据,我们机械的出口,国内外贸公司也占有很大的份额。
第二个群体是“优质目标客户集聚国家或地区”。
主要开发方式:
针对“外贸商”,我们已经有一个成熟的阿里巴巴平台,需要做的就是在精细的打造这个平台,利用好阿里巴巴这个工具。在阿里这个平台上,我们整站水平要保持在top100之内,冲击top10.
针对“终端客户”,需要建立公司外贸搜索引擎平台,并完善这个平台,为公司长远的发展打造一个创品牌,低投入,持续效果长久的自有平台。
深度开发上,对于“国内外贸公司”扩大我们的影响力。电子档做到每个公司至少一份,及时更新,主要合作公司做到文本文档至少一份。让国内外贸公司做这个机器的时候,就想得到我们,参考到我们,联系就找得到我们。
对于“优质目标客户集聚国家或地区”,首先在当地的搜索上,B2B上,包括生活的网站上都发得现我们,连得上我们。在语言上,网站服务得到当地语言。同时也寻求当地有代理合作意向的外贸商。
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沙发#
发布于:2014-06-12 15:11
第二部分、团队的构建
企业在发展初期,往往只有一两个外贸员,都习惯于单兵作战。就是每个业务员各做各的单,互不相干,从搜索客户信息、处理邮件、电话沟通、商务谈判,到接单、生产、出货样样要精通,自然需要经验丰富、能力强的全能型外贸人才才能胜任。但是随着企业外贸团队扩大,招聘都是全能业务的外贸员,招聘到的可能性不大,在待遇达不到市场水平时也保障不了这样的人员的稳定性。
团队作战讲究的是配合,每个人只要有一两门专长就可以,由于每个人只专注自己的工作,所以更专业,效率更高,团队业绩大增。显然招聘人员也较容易,而且不需要全部是全能级的外贸业务员,成本更低,操作难度不大的琐事完全可以由普通外贸业务员负责。全能型人员能够节省出更多时间主攻业务,普通业务员也能够在全能型业务员的带领和指导下成长,充实自己。使双方都能够得到最大能力的拓展,构建为一个稳定的互补型的外贸团队,做到人尽其才,才尽其用,使团队高效运作,更有效地防止人才频繁流失。
同时由于越来越激烈的网络商务竞争,单一的依靠外贸业务员去推广公司产品及服务,由于外贸业务员大多对网络技术,搜索引擎优化排名等并不熟悉或在行,很难达到很好的效果。一个强有力的电子商务小组纳入外贸团队,将会带来更大的效率提升。
团队构成模式:

 
岗位名称:外贸部经理

负责国外市场开拓,外贸团队的管理。把握市场动态,及时向上级反映国外市场的经营状况。
负责管理客户维护工作,做好与各部门的沟通和协调工作,及时处理外贸业务中所遇到的问题。处理客户反馈。客户档案的整理与开发维护方案的制定与推行。
协调外贸部与公司其它部门的配合。

帮助建立、补充、发展、培养外贸队伍,激发团队力量,提高工作效率.
负责指导电子商务组进行海外市场的开拓.
人员配置:1
部门名称:电子商务组
负责公司网站后台维护,公司网站海外开拓业务的执行,配合外贸业务组,做好关键词的优化排名,扩展客户源。兼顾阿里巴巴站的设计,产品信息排名优化。
同时做好公司的网络形象包装工作,主要任务是建设并维护一个公司自有的平台,扩大与终端使用客户的接触。
人员配置:1-3名
岗位名称:外贸业务组组长
负责外贸销售团队的日常工作管理,绩效考核.客户档案整理,上报。
负责协助外贸业务员订单的审核、报关、结算、售后服务等工作。
人员配置:1-2名
业务x组;业务x组
业务一组:负责阿里巴巴客户开发与维护,主要负责公司拳头产品的客户跟踪,整理好个人客户信息归档。
2-5名
业务二组: 负责侧重公司新产品的推广,兼顾各大平台的信息的推广,配合电商组做好市场的广泛覆盖,维护和客户跟踪。
2-5名
外贸部管理工作安排
XX经理:主要负责客户开发,团队建设。
        包含国内外贸商开发,电子商务组国际市场开发的指导和管理,公司网站、阿里巴巴网站的产品优化管理。
协调团队人员的协作,团队开发客户重遇到的文件、技术问题等支持;培养团队的凝聚力和战斗力;公司外贸数据库的建立,支持外贸组,电商组提高工作效率。
xx组长: 主要负责外贸组客户维护管理,及日常管理。    
包含两个小组跟踪维护客户的培训和监督,外贸操作流程的协助。外贸组人员的绩效考核,及时的掌握外贸组人员的工作情况。

本小组中遇到的操作或产品问题的解答或上报;公司外贸操作制度在本小组的执行情况的执行和汇报。外贸新人阿里操作的指导。
新人成长模式: 前1-2个月先归入电子商务组,在其它指定网站等发布产品信息,在这过程中进行前期的产品培训和操作培训,之后根据个人成长情况,适时调入外贸二组操作,在一组人员更换的情况时,由二组内挑选成员补充。
客户接待:
 
外贸部客户来厂验厂,责任业务员(谁的客户谁负责,但是还要团队合作)做好主导接待,所有团队成员要给予配合,经理负责安排陪同接待人员,电子商务组负责PPT,视频等技术支持。全力的做好企业展示和客户沟通。
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板凳#
发布于:2014-06-12 15:19
第三部分、团队日常行为规范
团队的日常管理,目的在于规范业务员外贸操作流程,激发业务员的工作充实感,满足感,提高工作中的效率。无规矩不成方圆,制度目的不在于约束人,而在于有章有条,一个团队共同向一个方向努力,才能避免成为一盘散沙。
工作时间:(根据季节变化一二更替)
一,08:00--12:00       13:30--17:30
二,08:30--12:00       14:00--18:30
每天提前5分钟到办公室,做好新一天准备的工作。
考勤制度:
大月26天,小月25天,2月24天满勤。工作时间,无辜不得早退,怠慢工作。外贸操作需要持续不间断的努力,每月个人事假不得超过两天。
日常制度:
日制度:外贸工作中保持激情和专心,工作中的问题和疑问及时做出记录,客户档案整理有序。下班前半小时,回顾当日工作情况;做备忘录,对当日工作要点进行简要记录;检查邮箱确保完成今天的业务,列出明天的待办事项。
周会制度:各个小组每周一准时开会,汇报上周工作计划的完成情况和总结,提出和讨论工作中遇到的问题或疑问,工作的的体会和建议,规划下周工作计划。认真执行和完成每周的工作计划,不断地学习和思考,提高业务能力。
月会制度:每月外贸部例会一次,对上月的工作及时总结,出现的问题的反馈及调整,做好下月工作计划,调动每个员工融入团队建设中,保持工作中的干劲和激情。鼓励每一个业务员能够敞开心扉,进入团队,走入公司文化,共同成长和发展。
第四部分、薪金制度
外贸业务员(无同行业工作经验)
实习期(2-3个月),底薪   元,转正后底薪   元,提成2%。实习期内辞职或被辞退,工资按70%结算。年终奖按公司规定执行。
外贸业务员(同行业工作经验1年及以上)
试用期(1-2个月),底薪   元,转正后底薪   元,提成2%。试用期内辞职或被辞退,工资按70%结算。年终奖按公司规定执行。
电子商务(同行业1年以上工作经验)
试用期1-2个月,底薪  元,转正后底薪   元,(电子商务组,负责优化推广,不负责客户跟踪,各网站所得询盘交由经理分配给业务小组,询盘产生订单,提成实行共享制。该询盘来源的电子商务组业务提成5‰,该外贸操作业务员提成1.5%)试用期内辞职或被辞退,工资按70%结算。年终奖按年绩效评定。
全勤奖:
全勤奖    元;
工龄调薪:
每一年进行一次调薪,由公司根据个人全年考勤绩效,综合评定增加薪金0-500元。
年终奖:
年终奖根据个人业绩评定,管理人员同时考评团队业绩。一切待遇的产生都来源于你给公司创造的价值,待遇上“多劳多得”,兼顾“团队精神”对于外贸小组,各组长在带领小组完成年度销售任务时,给予组长一定的奖励。主管人员带领全队完成年业绩,给予一定奖励。
个人年业绩≥X万元,奖励X元;个人年业绩≥X万元,奖X元;个人年业绩≥X万,奖励X元;个人业绩≥500万以上者,公司设优秀销售奖,奖金≥X万元;个人业绩≥1000万元,公司设特别贡献奖,奖金≥X万元。
电子商务,根据年绩效评定绩效奖金;管理人员,根据所带领的团队完成年销售任务量评定团队绩效奖金。
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地板#
发布于:2014-06-12 15:20
第五部分、外贸部工作章程
外贸业务部的定位:
一个工厂的外贸部门在工作性质上有别于公司的其它部门。外贸部门是公司与客户之间的一座桥梁,客户通过同外贸部门的沟通交流间接地理解了公司的运作,文化。其一言一行及工作的效率,工作作风,都在体现着整个公司的文化。公司的产品及服务是通过外贸部门的工作推出去的,同时客户的各种信息也是通过外贸部门的分析研究后转达给公司其它部门的。外贸部门就是公司与客户之间的纽带,一直处于工作的前沿,部门对于市场的变化及客户的要求有很深入的了解,工作繁琐而又要求细心。
基于这些特点,就要求外贸部工作人员:在做事的时应有原则,认真负责,但又能灵活处理事情,有沟通能力,工作协调能力,工作组织能力及能承受工作压力。在本部门内各位员工之间要充分合作,互相协调,工作任务分配明确,工作要有序,坚持按照规范的业务流程式操作,工作交叉检查,避免引起问题的发生,争取创造一种活泼向上,轻松但又不失严谨的工作环境氛围。
外贸业务部门的工作流程要求:
1.)大概讲,工作主要包括同外部的联系及内部的系统工作。同外部的联系主要包括,
同客户的有效沟通,这是部门工作的中心及重心,同报关、运输、银行的联系。同内部的交流主要是与团队内相互沟通,确保方案、报价准确且具有竞争力,同公司技术、生产、财务部门的联系确保信息明确,到位。从主要工作的特点来讲,工作主要是在通过沟通交流的方式来完成工作任务的转达,协助生产部,技术部等其它部门完成订单。细致表述客人的要求,来把文字或比较抽象的订单转化成实际的货物。故外贸部门最主要的工作方式是:如何能进行有效的沟通。协调各方面的联系。及进行有序,有效的工作安排。它以其它部门为基础,又起到组织其它部门的作用
业务部的工作主要是图文型的,且工作繁琐,联系广,要求用一定的资料表格来规范部门的工作。做到各种信息都有记录。所需资料表格必需规整。
1. 报价单:(QUOTATION FORM),同客人面谈时,价格可以马上确定,但在业务联系中很多时候要用到报价单,报价单填写要标标明产品所有细节,交货条件,付款方式。交货时间等。报价单由主管或业务员留存。在报价时,业务员要做本询价的(大概)成本分析。其中如果利润低于部门规订底价后要请部门主管或经理确认是否可以操作。
2. 形式发票:(P/I) ,这是在客人确认订单后开给客人的订单书面确认形式。发票中要求标明所有合同要件,包括:价格,数量,订单要求,单价,交货条件,付款方式,交货时间,客人唛头等。经部门主管或经理确认后要让客人签字确认回传,业务部存一份,送会计一份,以便查账。
3.生产加工单:(ASSEMBLLING FORM),在订单确认后,要根据同客所签合同,把客人的要求转成易于生产加工的形式。上面要列明客人对订单的具体要求,对配件要求要详细讲明,每个细节都要有注明。特别对质量的控制及交货期等。生产加工单打印后要给经理确认后转到生产部。做到每张订单,相关的部门都能充分了解,这样在以后的工作中避免失误。
4.财务跟踪单:(ACCOUNT FOLLOW-UP FORM) 。每笔合同的款项明细资料,要及时跟财务部沟通,确保交易安全。
5.报关流程准备表格,S/C 单,装箱单,报关单,商检单,提单,单据公司会建立数据库,便于统一公司形象及避免单据失误。
6.公司要求每张完成后的订单资料要全部整理完整。包括此张单涉及到的所有资料,留档后交于财务部,便于后期结单退税。
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地下室#
发布于:2014-06-12 15:21
阿里巴巴操作要求:
第一,外贸小组成员每天必需(遇到技术问题未解决完特殊例外)处理完当天询盘,每天下班前,小组组长检查后台数据,对未处理完的成员提出提示和警告,第二天早上上班统计,经昨天提示还没处理的进行记录,每月达到一定次数的成员进行物质处罚或辞退。
第二,每个成员下产品及时维护,定时由电商组对阿里产品优化情况进行查阅,各成员必需配合电商组做好产品优化,不能拖累整站后腿。
第三,电子商务平台询盘,依据各成员的任务量,或处理能力由小组长进行灵活分配,并做好记录。
第四,每个成员的产品保持在100-300之间,及时的查看产品后台信息,不允许有属性不完整、目录放错的产品存在;180天无效产品及时更新,旺旺尽可能的保证足够的在线时长,每月阿里的月报会及时的显示阿里所有帐号的信息情况,落后的及时总结改进。
电子商务操作要求:
第一、公司企业站,每个网站每天更新文章≥1篇,文章内容必需贴合公司关键词,禁止简单的复制性文章。
第二、跟随公司开拓市场的需要,及时的更新,推广公司要求涉及到的网站等等,主动性的做好公司网站推广工作。具体的操作业务,详细见《外贸部电子商务操作手册》。
第三、配合公司外贸操作人员做好阿里巴巴的产品美化,优化,阿里巴巴网站橱窗产品排名优化等。
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下水道#
发布于:2014-06-12 15:25
第六部分、企划
1.  品牌终端视觉表现力
第一.  
公司网站电子商务平台的构建。网站展示效果达到表达企业良好形象、文化、专业的效果。
第二.  
阿里巴巴平台。应用全球旺铺,重新构建新的专业性突出,服务突出的阿里网站平台。
第三.  
商务接待构建。商务接待上与客户思维接受模式接轨,建设一个专门的接待室(平时可以做会议室或办公室),应用国际商务谈判最普遍的投影视觉展示模式,样品展示柜,证书悬挂展示等,最大化的展示出公司的专业度。客户来厂之前,我们都是幕后的工作,来场后,我们到台前了,表演要充分精彩。
2.  品牌的知名度
品牌能直接给我们带来的是无形的影响力和客户资源。国内,通过各种形式的活动与平台,及时做好公司文案,首先让同行业都知道xx,更进一步,让外贸公司都了解xx。国外,配合电子商务平台,把“xxxx”这个品牌一步步的推广出去,从长久上培养客户认可度。
3.  外贸数据库建立
一个公司有完整的文档数据库,将各种产品整理成统一类别的、单一类别的文档,各种使用资料整理为正规的文本格式,初步规划为:
【产品信息库】 【图片信息库】 【外贸流程文档库】 【产品知识、行业知识库】 【视频库】 【客户案例库】等。

第一,统一的制作正规的文件,能够形成公司品牌效应,同时避免个人制作时参差不齐的水平导致的客户流失。
第二,数据库的建立能够提高团队处理信息的快速反应速度,提高工作效率。各种材料,信手拈来,不再重复耗时的去制作,等待等。
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地下城市#
发布于:2017-01-22 09:17
学习了,很精细的内容
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